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Kontakt CAFM-Koordination und K_ITA Dezernat 5

Herr Bermel
Telefon: (0202) 439-3233
Fax: (0202) 439-3834
Raum: P.10.26

Aktuelles

  • Hörsaalbelegungs- und Wegepläne (Corona)
    Neben entsprechenden Konzepten und Leitfäden sind die Belegungs- und Wegepläne für die unter... [mehr]
  • Update des Dez.5-Servicedesk
    Unser CAFM-System PLANON wurde auf die neueste Programmversion umgestellt. Dadurch ergeben sich für... [mehr]
  • Nächster Blutspendetermin
    Die nächsten Blutspendetermine sind z.Zt. noch nicht bekannt - an der Mensa der Bergischen... [mehr]
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Weitere Informationen

Dezernat 5

Gebäude-, Sicherheits- und Umweltmanagement


Einleitung

Wir setzen das CAFM-System PLANON zur Steuerung und Dokumentation der Arbeiten im Dezernat 5 (Gebäude-, Sicherheits- und Umweltmanagement) ein. Dabei ist es unerläßlich, auch personenbezogene Daten zu speichern. Diese Daten werden jedoch ausschließlich zum Zweck der Gewährleistung der Bewirtschaftung der Gebäude und Flächen der Bergischen Universität Wuppertal und der damit unmittelbar verbundenen Steuerung von Reparatur- und Wartungsarbeiten genutzt. Jede weitere Nutzung ist ausgeschlossen.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns besonders wichtig. Der Zugriff auf einzelne Datenfelder ist nur für Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten möglich. Dazu ist dem System ein umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept hinterlegt. Wir handeln hierbei gemäß dem, mit der Datenschutzbeauftragten der BUW erstellten Verfahrensverzeichnis und der, mit den Personalräten vereinbarten Dienstvereinbarung. Beide Dokumente können Sie in PDF-Form einsehen (rechts: Downloads).

Auf dieser Seite informieren wir Sie über den grundsätzlichen Umfang der erfassten Informationen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, jederzeit einen aktuellen Ausdruck der mit Ihrer Person verbundenen Daten aus dem CAFM-System zu erhalten. Weitere Infos hierzu finden Sie in dem weiterführenden Link in der rechten Spalte.

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Betroffener Personenkreis

Der im folgenden definierte Personenkreis ist von der Speicherung personenbezogener Daten im CAFM-System der Bergischen Universität Wuppertal betroffen.

In der Regel wird dieser Personenkreis durch die Personalabteilung bzw. das ZIM festgelegt. Nur in Sonderfällen, wenn die Personen für den Betrieb erforderlich sind und nicht durch Datenübernahme zur Verfügung gestellt werden können, werden diese durch das Dezernat 5 selbst erfasst (z.B. Externe Dienstleister).

- nichtwiss. Mitarbeiter und Beamte

- wiss. Mitarbeiter und Beamte

- Professoren und Professorenvertreter

- emer. / pens. Professoren

- SHK / WHK

- Auszubildende

- Lehrbeauftragte

Universitätsmitglieder und -angehörige der BUW
- ExterneExterne und Personen mit ZIM-Account aufgrund eines dort bekannten Rechtsverhältnisses (Personen die in einem direkten Verhältnis zur BUW stehen und vom ZIM verwaltet werden).
- ExterneExterne Personen/Dienstleister mit sonstigem rechtlichem Bezug zur Bergischen Universität bzw. zum Gebäudemanagement ohne ZIM-Account.

 

 

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Personalkennungen

Für die eindeutige Identifikation einer Person werden an verschiedenen Stellen IDs benutzt. Da wir im Kontakt mit anderen Dienststellen der BUW stehen, werden alle dazu notwendigen IDs im CAFM-System gespeichert. 

CAFM-IDDiese ID ist Ihre persönliche Kennzeichnung innerhalb des CAFM-Systems.
ZIM-IDDiese ID ist Ihre persönliche Kennzeichnung innerhalb des ZIM-Netzwerkes.
PersonalnummerDiese Nummer ist Ihre persönliche Kennzeichnung in der Personalabteilung.
ZIM-AccountDieser Account ist Ihr persönlicher Anmeldename für Dienste im ZIM. Unter anderem auch für die Anmeldung am Dez.5-Servicedesk.

Datenherkunft:

Diese Daten werden uns automatisiert übermittelt oder vom System automatisch vergeben. Eine manuelle Änderung ist ausgeschlossen.  

Speicherdauer:

Diese Daten werden (mit Ausnahme der CAFM-ID) 180 Tage nach dem Ausscheiden der Person aus der BUW automatisch anonymisiert (irreversibel überschrieben). Der Personaldatensatz ist ab diesem Zeitpunkt nur noch für einen Administrator erreichbar.  

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Personalstammdaten

Zur Ermöglichung Ihres Zugangs zu unserem Servicedesk sowie für bestimmte Aufgaben des Gebäudemanagements ist es notwendig, die Art Ihre Zugehörigkeit zur BUW sowie weitere Stammdaten zu kennen.   

MitarbeiterartIhre Mitarbeiterart (z.B. Beamter oder SHK) ist u.a. notwendig für die Schlüsselausgabe.
TitelFür Anschreiben an Sie verwenden wir den offiziellen Titel.
AnredeFür Anschreiben an Sie verwenden wir die korrekte Anrede.
VornameIhr Vorname.
NachnameIhr Nachname.
BeschäftigungsbeginnFür die Schlüsselausgabe aber auch für die automatische Anonymisierung Ihrer Daten im CAFM-System benötigen wir die Dauer Ihrer Zugehörigkeit zur BUW.
Beschäftigungsende
AbteilungDie Ihnen zugeordnete Abteilung ist. z.B. notwendig bei der Bearbeitung von Schlüsselanträgen.

Datenherkunft:

Diese Daten bekommen wir automatisiert aus der Personalabteilung bzw. aus dem ZIM. Sie sind von uns nicht manipulierbar.   

Speicherdauer:

Diese Daten (mit Ausnahme von Vorname, Nachname, Beschäftigungsbeginn und -ende) werden 180 Tage nach dem Ausscheiden der Person aus der BUW automatisch gelöscht. Der Personaldatensatz ist ab diesem Zeitpunkt nur noch für einen Administrator erreichbar.

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Kontaktinformationen

Um mit Ihnen in Kontakt kommen zu können übernehmen oder erfassen wir bestimmte Kontaktdaten.

TelefonDies ist die, von Ihnen im ZIM-Telefonbuch eingetragene Telefonnummer unter der wir Sie erreichen können.
FaxDies ist die, von Ihnen im ZIM-Telefonbuch eingetragene Faxnummer unter der wir Sie erreichen können.
e-MailDies ist die, von Ihnen im ZIM-Telefonbuch eingetragene Mailadresse unter der wir Sie erreichen können.
MobiltelefonDies ist eine, von unseren Mitarbeitern erfasste Mobilfunknummer unter der wir Sie erreichen können.
ArbeitsadresseIn diesem Feld können wir Sie mit einer, ebenfalls im System erfassten, Institution (z.B. dem Hochschulsozialwerk) in Verbindung setzen.
Raum

Wir erfassen den Raum Ihres Arbeitsplatzes im Rahmen unserer normalen Tätigkeiten. I.d.R. über die Schlüsselanträge. Die Information ist z.B. für das Flächenmanagement aber auch für eine Benachrichtigung im Notfall notwendig.

Datenherkunft:

Diese Daten werden uns teilweise automatisiert übermittelt und sind dann nicht veränderbar. Einzelne Daten werden von den Mitarbeitern des Dez.5 manuell erfasst und gepflegt.  

Speicherdauer:

Diese Daten werden 180 Tage nach dem Ausscheiden der Person aus der BUW automatisch gelöscht. Der Personaldatensatz ist ab diesem Zeitpunkt nur noch für einen Administrator erreichbar.  

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Funktionszuordnung

Für bestimmte Auswahlfunktionen innerhalb des CAFM-Systems sind die betroffenen Personen aus der Gesamtsumme aller gespeicherten Personen durch Funktionszuordnungen gekennzeichnet.

PLANON-NutzerNur hierdurch markierte Personen können Zugriff auf PLANON (inkl. dem Servicedesk) bekommen.
PersonentypPersonentypen steuern die Möglichkeiten zur Auswahl bestimmter Personenkreise in den Eingabemasken (z.B. Hausmeister).
Kategorie ArbeitssicherheitHiermit können Personen einer Funktion im Rahmen der Arbeitssicherheit zugeordnet werden (z.B. Ersthelfer).
Kategorie RaumverwaltungHiermit können Personen einer Funktion im Rahmen der Raumverwaltung zugeordnet werden (z.B. Hörsaalkoordinator).
BlueControl GrifflenbergHierüber wird der Datenaustausch mit der Schließanlagensoftware BlueControl gesteuert.

Datenherkunft:

Diese Daten werden von den Mitarbeitern des Dez.5 im Rahmen Ihrer Tätigkeiten manuell erfasst. Änderungen sind abhängig von der aktuellen Situation jederzeit möglich.

Speicherdauer:

Diese Daten werden 180 Tage nach dem Ausscheiden der Person aus der BUW automatisch gelöscht bzw. anonymisiert (irreversibel überschrieben). Der Personaldatensatz ist ab  diesem Zeitpunkt nur noch für einen Administrator erreichbar.

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Zusätzliche Daten

Die folgenden Datenfelder sind für den internen Gebrauch vorgesehen.

AnmerkungenBeliebige Anmerkungen die für die Abwicklung der planmäßigen Tätigkeiten notwendig werden.

Datenherkunft:

Diese Daten werden von den Mitarbeitern des Dez.5 im Rahmen Ihrer Tätigkeiten manuell erfasst. Änderungen sind abhängig von der aktuellen Situation jederzeit möglich.

Speicherdauer:

Diese Daten werden 180 Tage nach dem Ausscheiden der Person aus der BUW automatisch gelöscht. Der Personaldatensatz ist ab  diesem Zeitpunkt nur noch für einen Administrator erreichbar.

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Qualifikationsdaten

Zur Ausführung einzelner Arbeiten (z.B. technische Abnahmen) bzw. zur Nutzung von universitären Einrichtungen (z.B. Dienst-KFZ) sind bestimmte Qualifikationen erforderlich. Zum Nachweis dieser Voraussetzungen dokumentieren wir diese im CAFM-System.

BezeichnungBezeichnung der Qualifikation.
Gültig vonIst eine Qualifikation zeitlich begrenzt, wird dieser Zeitraum erfasst. Aus technischen Gründen ist ein Startdatum immer erforderlich.
Gültig bis
Qualifizierende StelleHier kann erfasst werden,von welcher Institution die Qualifikation bescheinigt wurde.
DokumentBei Bedarf kann eine Kopie des Nachweises (z.B.ein Zeugnis) als Anhang im System verwaltet werden.

Datenherkunft:

Diese Daten werden von den jeweiligen Sachbearbeitern des Dez.5 im Rahmen Ihrer Tätigkeiten manuell erfasst. 

Speicherdauer:

Qualifikationen werden zu internen und externen Nachweiszwecken benötigt und deshalb nie gelöscht. Diese Daten bleiben im System 'unendlich lange' erhalten. Sie sind jedoch über den zugehörigen Personaldatensatz nur bis max. 180 Tage nach Ausscheiden der Person aus der BUW erreichbar. Danach nur noch für einen Administrator.

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Daten im Flächenmanagement

Im Flächenmanagement werden Personen mit Gebäuden oder Gebäudeteilen verknüpft um Zuständigkeiten abzubilden. Diese dienen hauptsächlich der Bereitstellung von Kontaktdaten für die im Gebäudemanagement arbeitenden Mitarbeiter bei der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner.

Zugeordnete Campus als ...Hier wird der, für den jeweiligen Campus zuständige Brandschutzbeauftragte, Strahlenschutzbevollmächtigte, Gewässerschutzbeauftragte bzw. die zuständige Sicherheitsfachkraft verwaltet.
Zugeordnete Gebäude als ... Hier wird der, für das jeweilige Gebäude zuständige Hausmeister sowie die Sachbearbeiter für die Reinigung bzw. Schlüsselausgabe verwaltet.
Zugeordnete Ebenen als ...Hier wird der, für die jeweilige Gebäudeebene zuständige Evakuierungshelfer verwaltet.
Zugeordnete Räume als ...

Hier wird der, für den jeweiligen Raum zuständige Sicherheitsbeauftragte, Stahlenschutzbeauftragte bzw. der Beauftragte für biologische Sicherheit verwaltet.

Datenherkunft:

Diese Daten werden von den Mitarbeitern des Dez.5 im Rahmen Ihrer Tätigkeiten manuell erfasst. Änderungen sind abhängig von der aktuellen Situation jederzeit möglich.

Speicherdauer:

Diese Daten werden laufend aktuell gehalten. Nach einer Aktualisierung sind die alten Zuordnungen nicht mehr vorhanden.

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Daten im Auftragsmanagement

Im Auftragsmanagement werden Personen mit den erfassten Arbeitsaufträgen (z.B. Störungsmeldungen, Kontaktanfragen, Anträge, Interne Aufträge) verknüpft. Folgende Verknüpfungen sind möglich:

als ErfasserDer Erfasser eines Auftrags wird immer automatisch gespeichert und kann nicht manuell verändert werden.
als AuftraggeberI.d.R. ist der Auftraggeber identisch mit dem Erfasser. Wird jedoch ein Auftrag durch einen zweite Person 'im Auftrag' erfasst (z.B. Sekretariat oder Helpdesk), kann diese den eigentlichen Auftraggeber manuell ändern.
als HausmeisterFür Störungsmeldungen wird in diesem Feld der Hausmeister vermerkt, welcher die Aufgabe übernommen hat.
als KoordinatorDies ist der Mitarbeiter, welcher den Auftrag im Dezernat 5 koordiniert. Die Zuordnung kann im Laufe der Bearbeitung wechseln.
als Auftragnehmer

Dies ist der Mitarbeiter, der durch den Koordinator für die Auftragsbearbeitung vorgesehen wurde.

Zugeordnete ArbeitsstundenZu einem Arbeitsauftrag können Arbeitsaufwände erfasst werden (Datum, Beschreibung, Arbeitsstunden). Eine solche Erfassung findet nur statt, wenn sie zum Zwecke der Abrechnung unbedingt erforderlich ist. Die Erfassung erfolgt immer nur zu einem Auftrag, nicht zu einer Person.

Datenherkunft:

Diese Daten werden von den Auftragskoordinatoren des Dez.5 im Rahmen Ihrer Tätigkeiten manuell erfasst (mit Ausnahme des Erfassers). Änderungen sind abhängig von der aktuellen Situation bis zum Abschluss des jeweiligen Auftrags jederzeit möglich. Nach Auftragsabschluss sind Datenänderungen ausgeschlossen.

Speicherdauer:

Aufträge werden zu internen und externen Nachweiszwecken nie gelöscht. Diese Daten bleiben im System 'unendlich lange' erhalten.

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