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Kontakt CAFM

Helpdesk / Telef. Auftragsannahme

Frau Vogt
Telefon: (0202) 439-3737
Frau Becker
Telefon: (0202) 439-2883

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Technischer Support

Herr Bermel
Telefon: (0202) 439-3233
Fax: (0202) 439-3834
Raum: P.10.26

FAQ - Häufige Fragen


Fragen zu konkreten Aufträgen

Bitte wenden Sie sich an den Ansprechpartner des jeweiligen Bereichs.

Kontaktdaten: siehe hier.

Aktuelles

  • Hörsaalbelegungs- und Wegepläne (Corona)
    Neben entsprechenden Konzepten und Leitfäden sind die Belegungs- und Wegepläne für die unter... [mehr]
  • Update des Dez.5-Servicedesk
    Unser CAFM-System PLANON wurde auf die neueste Programmversion umgestellt. Dadurch ergeben sich für... [mehr]
  • Nächster Blutspendetermin
    Die nächsten Blutspendetermine sind z.Zt. noch nicht bekannt - an der Mensa der Bergischen... [mehr]
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Dezernat 5

Gebäude-, Sicherheits- und Umweltmanagement

FAQ - Häufige Fragen zum Dez.5-Servicedesk

Hier sind Hinweise zur Behandlung häufig auftauchender Probleme im Zusammenhang mit der Nutzung des Dez.5-Servicedesks und der dortigen ONLINE-Formulare zusammengestellt.

Sollte Ihr Problem nicht dabei sein, oder konnten Sie Ihr Problem nicht mit Hilfe dieser Hinweise lösen, so wenden Sie sich bitte an das Dez.5-Helpdesk oder den Technischen Support (Kontaktdaten siehe rechts oben).

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Download eines PDF-Formulars funktioniert nicht

Einige ältere Formulare oder Formulare ohne Bezug zu PLANON werden weiterhin als PDF-Formular angeboten. Bei Klick auf den entsprechenden Menüpunkt wird die Datei von unserem Server heruntergeladen. In manchen Fällen scheint dies nicht zu funktionieren.

 

Ursache 1:

Sie versuchen die Datei von einem Rechner außerhalb des Netzes der Bergischen Universität herunter zu laden. Das ist grundsätzlich nicht möglich.

Lösung 1:

Nutzen Sie von außerhalb, falls vorhanden, einen VPN-Zugang zu unserem Netz. Oder melden sich direkt über unser Netzwerk an.

 


 

Ursache 2:

Die PDF-Datei wird zwar herunter geladen, aber nicht sofort geöffnet, so dass irrtümlich der Eindruck entsteht, dass die Aktion fehlgeschlagen sein.

Lösung 2:

Zu erkennen ist der erfolgreiche Download (browserabhängig) i.d.R. durch ein Symbol in der Buttonleiste des Browsers (siehe Bild für das Beispiel Firefox). Hier färbt sich das entsprechende Symbol blau und bei einem Klick darauf öffnet sich eine Liste mit den heruntergeladenen Dateien welche dann manuell ausgewählt werden können.

In den Einstellungen des Browsers können i.d.R. die vom Browser durchzuführenden Aktionen voreingestellt werden. Bitte beachten Sie dabei, dass es verschiedene PDF-Formate und damit auch verschiedene Voreinstellungen geben kann. Ebenso gelten die Einstellungen nur für den jeweiligen Browser und Sie persönlich!

Falsche persönliche Daten

Die Kontaktdaten zu Ihrer Person sind z.B. auf den von Ihnen erfassten Anträgen falsch.

 

Ursache:

PLANON erhält die Daten auf verschiedenen Wegen, meistens automatisch und ohne die Möglichkeit der Datenänderung. Die Daten müssen also an der Stelle, wo sie erfasst werden geändert werden. Im folgenden sind die Möglichkeiten einer Datenkorrektur angegeben.

Lösung:

  • Name, Vorname, Titel, Abteilung:
  • Die Daten werden in der Personalabteilung erfasst und können nur dort geändert werden. Bitte wenden Sie sich an einen Ihnen bekannten Ansprechpartner im Dezernat 4.

  • Telefonnummer, Mailadresse:
  • Die Telefonnummer und die Mailadresse können Sie selber auf den Seiten des ZIM ändern (Link siehe unten rechts). Beachten Sie bitte, dass bei Angabe von z.B. mehreren Mailadressen uns immer nur die zur HAUPTFUNKTION zugeordnete Adresse übergeben wird.

  • Raum:
  • Die Raumzuordnung wird i.d.R. zusammen mit Ihrem Schlüsselantrag oder auch bei größeren Umzugsaktionen automatisch vom Dezernat 5 erfasst. Für gewünschte Änderungen wenden Sie sich bitte an Fr. Pieper, Fr. Wilke oder Fr. Knöchel.

    Weitere Hinweise:

    Bitte beachten Sie, dass auch bei mehreren Anstellungsverträgen oder Büroarbeitsplätzen in PLANON zu jeder Person nur ein Datensatz (eine Abteilung, eine Telefonnummer, eine Mailadresse, eine Raumzuordnung) gespeichert werden kann. Welche der zu Ihrer Person bei den entsprechenden Dienststellen gespeicherten Daten an PLANON übergeben werden, kann ggf. mit dem ZIM abgesprochen werden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an einen Ihnen bekannten Ansprechpartner.

    Kostenstelle nicht eingebbar

    An vielen Stellen muss in den Formularmasken eine Kostenstelle eingetragen werden. In diesen Feldern können nur registrierte Kostenstellen ausgewählt werden. Bei der vollständigen Eingabe der Kostenstellle erscheint trotzdem häufig die Fehlermeldung Keine gültige Referenz.

     

    Ursache:

    PLANON versucht die eingegebene Kostenstelle in der internen Tabelle zu finden. Obwohl grundsätzlich alle Kostenstellen der Universität vorhanden sein sollten gelingt dies nicht immer weil z.B. Namensgleichheiten bestehen, Leerzeichen oder anderes eingegeben wurde.

    Lösung:

    Zur problemlosen Eingabe von Kostenstellen in entsprechenden Feldern gehen Sie bitte wie folgt vor:

    Tragen Sie einen mindestens 3 Zeichen langen Teil der Kostenstelle oder der zugehörigen Kurzbezeichnung in das Feld ein. Sofort werden unter dem Eingabefeld max. 10 Vorschläge angezeigt (auch wenn mehr als 10 kostenstellen der Bedingung entsprechen würden!).

    • Ist die gewünschte Kostenstelle dabei wählen Sie diese aus und bestätigen mit ENTER.
    • Fehlt die gewünschte Kostenstelle, geben Sie weitere Zeichen ein bis sie erscheint und ausgewählt werden kann.

    Sollte diese Methode nicht zum gewünschten Erfolg führen können Sie die Kostenstelle auch über die Suchmaske suchen lassen die erscheint, wenn Sie das entsprechende Kreissymbol rechts neben dem Eingabefeld wählen.

    Hinweis:

    Wir bekommen alle gültigen Kostenstellen vom Dezernat 1 übergeben. Finden Sie die von Ihnen gewünschte Kostenstelle nicht, so ist diese keine gültige Kostenstelle.

    Mitarbeiter nicht eingebbar

    An vielen Stellen muss in den Formularmasken ein Mitarbeiter eingetragen werden. Zum Beispiel als Melder/Auftraggeber oder als Rechnungsempfänger. In diesen Feldern können nur registrierte Mitarbeiter ausgewählt werden. Bei der vollständigen Eingabe des Namens erscheint trotzdem häufig die Fehlermeldung Keine gültige Referenz.

     

    Ursache:

    PLANON versucht den eingegebenen Namen in der internen Tabelle zu finden. Obwohl grundsätzlich alle Mitarbeiter der Universität vorhanden sein sollten gelingt dies nicht immer weil z.B. Namensgleichheiten bestehen, Leerzeichen oder anderes eingegeben wurde.

    Lösung:

    Zur problemlosen Eingabe von Mitarbeitern in entsprechenden Feldern gehen Sie bitte wie folgt vor:

    Tragen Sie einen mindestens 3 Zeichen langen Teil des Namens (egal ob Vor- oder Nachname, jedoch nicht beides gleichzeitig) in das Feld ein. Sofort werden unter dem Eingabefeld max. 10 Vorschläge angezeigt.

    • Ist die gewünschte Person dabei wählen Sie diese aus und bestätigen mit ENTER.
    • Fehlt die gewünschte Person, geben Sie weitere Zeichen ein bis der gewünschte Name erscheint und ausgewählt werden kann.

    Sollte diese Methode nicht zum gewünschten Erfolg führen können Sie die Person auch über die Suchmaske suchen lassen die erscheint, wenn Sie das entsprechende Kreissymbol rechts neben dem Eingabefeld wählen.